今日から始められる商談管理の方法を紹介、企業規模に合わせて3つの方法を徹底解説！

「商談の情報がバラバラで重要な案件のフォローを忘れてしまう」「営業メンバー間で情報共有ができず、同じ顧客に重複してアプローチしてしまう」「商談管理システムを導入したいけど、コストがかかりすぎて踏み切れない」

このような課題を抱える企業は少なくありません。実は、商談管理は特別な投資や複雑なシステムがなくても、今日から始められます。

本記事では、エクセルやスプレッドシートによる無料の管理方法から、SFAツールを活用した高度な管理方法まで、企業規模に合わせた3つの商談管理の方法を具体的に解説します。すぐに実践できる具体的なポイントや、各手法のメリット・デメリットを徹底的に解説していきますので、これから商談管理を始めたい方はもちろん、現在の管理方法に課題を感じている方にも参考になるはずです。

商談管理の基本と効果的な活用方法

商談管理とは、商談における進捗状況や顧客とのやり取り、次のアクションなどを組織的に記録・追跡する仕組みのことです。

適切な商談管理は、営業活動の効率化や成約率の向上、さらにはチーム全体の営業力強化につながります。

商談管理のキホン

営業活動において、案件の進捗が思うように進まない。商談の状況が把握できず、適切なタイミングでのフォローができていない。営業チーム間での情報共有が不十分で、重要な機会を逃してしまう。こんな悩みを抱える営業担当者は少なくないでしょう。これらの課題を解決する鍵となるのが「効果的な商談管理」です。

商談管理とは、営業活動における商談の進捗状況、顧客との接点、次のアクションなどを体系的に記録・追跡する一連のプロセスを指します。単なる記録づけではなく、商談を成約に導くための戦略的なツールとして機能します。適切な商談管理により、営業活動の質が向上し、成約率の改善につながっていきます。

商談管理が必要な理由

営業現場では、日々さまざまな課題に直面しています。商談管理の重要性を理解するため、まず現場で起きている具体的な問題を見ていきましょう。

体系的な商談管理の欠如は、以下のような問題を引き起こす可能性があります。

• 重要な商談情報の属人化により、チーム全体の営業力が低下し、担当者の異動や退職時に貴重な顧客情報が失われてしまう。
• 顧客フォロータイミングの見逃しによる機会損失が発生し、競合他社に先を越されるリスクが増大。
• 商談の全体像が把握できず、適切な営業戦略の立案や改善が困難になる。

一方で、適切な商談管理を行うことで、以下のようなメリットが得られます。

1. 営業活動の可視化による意思決定の質の向上 商談のステータスや進捗が一目で分かり、優先順位をつけた効率的な営業活動が可能。経営層は現場の状況を正確に把握し、適切な判断を下せるようになる。
2. チーム全体の生産性向上 情報共有が円滑になり、チームメンバー間での連携が強化。新人教育も効率的に行えるようになり、組織全体の営業力が向上します。
3. データに基づいた改善の実現 過去の商談データを分析することで、成功パターンや改善点が明確になり、より効果的な営業戦略の立案が可能になる。

商談管理による具体的な成果

次に商談管理による具体的な効果について解説していきます。売上・成約率への影響、業務効率化の効果、最後に商談管理をすることで、どのような組織全体へのメリットがあるのかを具体的な成果事例を交えて紹介していきます。あくまでも事例ではありますが、是非参考にしてみてください。

売上・成約率への影響

商談管理の適切な実施は、直接的な業績向上につながります。データ駆動の意思決定により、以下のような具体的な成果が期待できます。

【成約率向上の具体例】

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ある製造業のB2B企業が商談管理を徹底することで、前年比で成約率を15%向上させました。特に効果があったのは、商談の進捗状況に応じた最適なフォロータイミングの設定でした。

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売上アップにつながるポイントとして、重要なのは質の高い商談データの蓄積です。過去の成功事例や失敗事例を分析することで、商談時のの成約率を高める要因が明確になります。これにより、営業活動の質が向上し、結果として売上の増加につながっています。

失注率低下の実例として、あるIT企業では商談管理システムの導入後、失注の原因分析が容易になり、特に価格面での競合対策を強化することで失注率を大幅に削減することに成功した事例もあるようです。

業務効率化の効果

適切な商談管理は、営業プロセス全体の効率化をもたらします。作業時間の大幅な削減が実現できます。

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工数削減の具体例として、報告書作成や情報更新の自動化により、一人あたり週平均5時間の工数削減に成功した企業があります。これにより、より多くの時間を実際の営業活動に充てることが可能になりました。

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ミス・モレの防止については、チェックリストの活用やシステムによる自動アラートにより、重要な商談のフォロー漏れを大幅削減したという事例もあります。

チーム連携の改善効果として、情報共有の円滑化により、案件の引き継ぎ時間が従来の3分の1に短縮された事例があります。また、チーム間でのベストプラクティスの共有も容易になった事例があります。

組織全体のメリット

商談管理の効果は、個々の営業担当者だけでなく、組織全体に波及します。ナレッジ共有による組織力の向上が特に顕著です。ナレッジ共有による効果として、成功事例や効果的なアプローチ方法のデータベース化により、組織全体の営業力が向上します。

• 具体的には、商談における重要なポイントや顧客の反応パターンなどが共有され、より効果的な営業戦略の立案が可能になります。
• 新人育成への活用法としては、過去の商談履歴を教材として活用することで、早期戦力化が実現できます。実際の商談事例をベースにしたロールプレイングなども、より実践的なトレーニングとして効果を発揮しています。
• マネジメントの質の向上については、データに基づいた客観的な評価と指導が可能になります。これにより、より効果的な人材育成と組織マネジメントが実現できます。

様々な商談管理の方法

では商談管理にはどのようなものがあるのか？「予算も限られるから、可能な限りコストをかけたくない」そう考えている方も多いですよね。結論、商談管理には大きく分けて3つの方法があります。実践ハードルが低い順に紹介と解説をしていきますので、是非参考にしてみてください。

1. エクセル、スプレッドシートで管理する

**最もシンプルで柔軟な管理方法は、エクセルやGoogleスプレッドシートです。**これらのツールは、特に小規模チームや導入初期段階に最適です。カスタマイズ性が高いため、チームのニーズに合わせた項目設定が可能です。

エクセル、スプレッドシートでの商談管理のメリットとデメリットは下記になります。

| メリット | ・Google workspace契約であれば無料で利用可能 ・複数名で同時で編集可能 | | — | — | | デメリット | ・データ量が多くなると動作性が低下 ・専門的なツールではないのので情報漏洩のリスクがある |

私が所属する株式会社Sales and Innovation Japanで利用している商談管理のスプレッドシートの一例を用意していますので、是非参考に作成してみてください。

2. SFA（営業支援）ツールで管理する

SFAツールとは、営業活動の効率化・自動化を目的とした営業支援システムです。 近年、多くの企業がSFAツールを導入し、業務効率化や営業成績の向上、ひいては組織全体の業績アップを実現しています。 データ分析と自動化に優れたSFAツールは、営業活動の効率化と高度な分析を実現します。特に中規模以上の組織での活用が効果的です。下記にSFAツール導入にあたってメリットとデメリットを表でまとめているので確認してみましょう。

メリット	内容
営業活動の可視化	・商談進捗を一元管理で把握可能 ・営業パイプラインの状況を即座に確認 ・案件の優先順位付けが容易
データ分析機能	・成約率や失注理由の分析が可能 ・売上予測の精度向上 ・効果的な営業戦略の立案
業務効率化	・報告書の自動作成 ・フォロー漏れの防止 ・反復作業の自動化
情報共有の促進	・チーム間での情報リアルタイム共有 ・ナレッジやベストプラクティスの蓄積 ・引き継ぎ工数の削減

デメリット	内容
コスト面	・初期導入費用が発生 ・月額利用料の継続的な負担 ・カスタマイズ時の追加費用
運用負荷	・データ入力の手間が増加 ・定期的なメンテナンスが必要 ・運用ルールの整備が必須
習得期間	・操作方法の習得に時間が必要 ・チーム全体の教育が必要 ・既存業務との調整が必要

SFAツール導入の成否を分けるのは、機能面での適合性だけでなく、自社の営業プロセスとの相性です。まずは無料トライアルで実際の使用感を確認し、必要最小限の機能から始めることをお勧めします。段階的な活用範囲の拡大により、チーム全体でのスムーズな定着化が期待できます。代表的なSFAツールとしてはSalesforceが展開する「Sales Cloud」や「GENIEE SFA/CRM（ジーニーSFA/CRM）」などが挙げられます。下記にてSFAツールの比較表を記載するので参考にしてみてください。

ツール名	特徴	対象企業規模	価格帯（月額/1ユーザー）
Salesforce（Sales Cloud）	・世界シェアNo.1 ・豊富な機能 ・高いカスタマイズ性	大手企業	15,000円〜
HubSpotSales Hub	・マーケティング連携 ・直感的なUI ・充実した無料プラン	中小企業	無料〜12,000円
マツリカ(Senses)	・AI分析機能 ・日本企業向け設計 ・手厚いサポート	中小企業	10,000円〜
eセールスマネージャー	・国内実績豊富 ・業界別テンプレート ・柔軟なカスタマイズ	中小企業	12,000円〜

3. タスク管理ツールで管理する

タスク管理ツールは本来、プロジェクト管理やチームのタスク整理のために設計されていますが、その柔軟性を活かして商談管理にも効果的に活用できます。Trello、Asana、Notionなどのツールを商談管理に応用することで、視覚的に進捗状況を把握しながら効率的に商談を管理できます。

ツール名	強み	UI/UX	企業規模感	料金プラン
Trello	シンプルで直感的なカンバン方式。視覚的に分かりやすい	非常にシンプルで学習曲線が緩やか	小規模企業	無料プランあり 有料プラン500~2,100円
Asana	多機能なタスク管理と高度なプロジェクト管理機能	機能は豊富だが比較的分かりやすい	中小〜大手企業	無料プランあり 有料プラン1,300円〜3,000円（追加プランは要相談）
Notion	文書作成、データベース、タスク管理の統合ツール	自由度が高いが、慣れるまで時間がかかる	中小企業	無料プランあり 有料プラン500〜2,500円

商談管理方法（ツール）の選び方

効果的な商談管理を実現するには、自社の状況に合った適切なツール選びが不可欠です。しかし、多くの企業が「様々なツールがリリースされているので、結局どのツールを選べばいいのか分からない」「高度なツールを導入したものの使いこなせていない」といった課題に直面しています。

ツール選定の重要なポイントは、組織の規模とITリテラシーの2つです。これらの要素を適切に評価することで、持続的に活用できる最適なツールを選ぶことができます。以下では、この2つの観点から、自社に最適な商談管理ツールの選び方を詳しく解説していきます

組織規模

商談管理ツールの選択基準として、会社規模に合わせた柔軟な選択が成功のカギとなります。大企業と小規模企業では、必要な機能や運用負荷が大きく異なります。投資対効果を最大化し、継続的な運用を実現するためには、組織規模に応じた適切なツール選択が欠かせません。

【従業員数が多い場合】

SFAツールの導入が効果的
データの一元管理が容易
部門間連携がスムーズ
投資対効果が高い

【従業員数が少ない場合】

エクセル/スプレッドシートで十分対応可能

初期投資を抑えられる

運用負荷が少ない

柔軟な管理が可能

ITリテラシーが高いチームでは、SFAやタスク管理ツールの高度な機能を最大限に活用できます。APIを利用した外部システム連携や、カスタムダッシュボードの構築など、単なる商談管理を超えた業務改革も実現可能です。また、蓄積されたデータを分析して営業戦略の最適化につなげることで、継続的な成果向上が期待できます。

特に複数のシステムを連携させる環境では、ITリテラシーの高さが大きな強みとなります。例えば、SFAと会計システム、MAツールなどを連携させることで、リード獲得から成約、請求までの一貫したプロセス管理が可能になります。導入時のカスタマイズやトラブルシューティングも社内で対応できるため、外部ベンダーへの依存度を下げることもできるでしょう。

ITリテラシー

組織全体のITリテラシーレベルも、ツール選択の重要な判断基準となります。高度な機能を備えたツールでも、使いこなせなければ効果は限定的です。組織のITリテラシーを正確に評価し、実際に運用可能なツールを選択することで、確実な成果につなげることができます。

【ITリテラシーが高い場合】

• SFAなどの高度なツールを最大限活用可能
• 自動化機能の活用で効率化
• データ分析による戦略立案
• カスタマイズ機能の活用

【ITリテラシーが低い場合】

• エクセル/スプレッドシートでの運用が安全
• シンプルな操作で確実な管理
• 段階的な機能拡張が可能
• トレーニングコストの削減

ITリテラシーが低い組織では、社員が日常的に使い慣れているExcelやGoogleスプレッドシートから始めるのが賢明です。複雑なSFAを導入すると、データ入力の不備や機能の未使用が頻発します。

シンプルなツールでも基本的な商談管理は十分可能で、全員が確実に使えることでデータの信頼性が向上します。クラウド型スプレッドシートなら、リアルタイムな情報共有も実現できます。ITスキルの向上に応じて、段階的に高度なツールへ移行することをお勧めします。

また、TrelloのようなUIが直感的なタスク管理ツールから始めることで、デジタルツールへの抵抗感なく商談管理を効率化できます。

1. エクセル,スプレッドシートで管理する方法

こちらでは、最もシンプルで柔軟な管理方法である、エクセルやスプレッドシートを用いた商談管理の3つのステップを解説していきます。

初期設定から自動化、データ入力ルールまで、具体的な手順とメリットをわかりやすくご紹介します。これらのステップを実践することで、商談漏れを防ぎ、チーム全体の営業活動を可視化することができるので参考にして実践してみましょう。

1-1初期設定

新規スプレッドシートの作成では、以下の基本項目を設定することをお勧めします。

• 顧客基本情報（会社名、担当者、連絡先）
• 商談情報（見込み金額、確度）
• 進捗状況（商談フェーズ、次回アクション）
• 重要日程（提案日、見積提出日、決済予定日

1-2.自動化の活用

業務効率を高めるための自動化機能を活用しましょう。

• 条件付き書式による進捗状況の色分け表示
• 期限アラート機能の設定
• 売上予測の自動計算
• 活動報告の自動集計

1-3.データ入力のルールを統一

チーム全体で統一したデータ管理を行うためのルールを設定しましょう。

• 必須入力項目の明確化
• 選択肢の標準化（プルダウンリストの活用）
• 入力規則の設定
• 更新頻度の取り決め

可能な限り、商談管理者（営業担当者）の工数を削減することが大切です。ポイントはプルダウンを活用してワンクリックで入力させるようにしておきましょう。また、それぞれのステータスや確度（ヨミ）の定義を事前に商談管理担当者に認識させておくことも大切なポイントです。

Excelやスプレッドシートは、カスタマイズ性が高いため、自社のビジネスモデルやニーズに合わせて柔軟に活用できます。例えば、顧客属性別の分析や、商談履歴の可視化など、様々な分析を行うことができます。また、Googleスプレッドシートであれば、クラウド上でデータが共有できるため、遠隔で他チームメンバーともリアルタイムに情報を簡単に共有できます。

2. SFAツールで管理する方法

エクセルやスプレッドシートと異なり、SFAツールは、顧客情報の一元管理、商談進捗の可視化、営業活動の自動化など、多岐にわたる機能を提供します。こちらでは、SFAツールを導入し、効果的に活用するためのステップを解説します。

アカウント作成から顧客データのインポート、商談登録、タスク管理、そして自動化機能まで、具体的な手順とメリットをわかりやすくご紹介します。これらのステップを実践することで、SFAツールを最大限に活用し、営業部門全体の生産性向上を実現することができます。

2-1.アカウント作成と基本設定

効果的なSFA活用の第一歩は、適切な初期設定を行いましょう。

営業プロセスの定義

• 商談フェーズの設定（例：見込み→提案→交渉→成約）
• 各フェーズでの必要アクション
• 成約確度の判断基準（例: 見込み、交渉中、受注、失注の定義）

カスタム項目の設定

• 業界特有の情報項目
• 社内固有の管理項目
• 分析に必要なデータ項目

営業プロセスの定義は、SFAツールを効果的に活用するための第一歩です。自社の営業プロセスを明確にすることで、商談の進捗状況を可視化し、ボトルネックを特定することができます。また、カスタム項目の設定により、自社のビジネスに特化した情報を管理することができます。

2-2.顧客データのインポート

スムーズな移行のためのステップを設定しましょう。

データの整理と標準化

• 既存顧客情報の確認
• データフォーマットの統一
• 重複データの削除

段階的なデータ移行

• 重要顧客から優先的に移行
• データの正確性確認
• 履歴情報の移行

顧客データのインポートは、データの整合性を確認しながら慎重に行う必要があります。特に、重複データや誤ったデータは、分析結果の精度に影響を与えるため、注意が必要です。段階的なデータ移行を行うことで、リスクを最小限に抑えることができます。

2-3.商談の登録

効率的な商談管理のための入力項目を設定しましょう。

• 商談基本情報（案件名、金額、期間）
• 顧客情報（担当者、連絡先）
• 商談ステータス
• 次回アクション
• 確度評価

商談の登録時に、確度評価を正確に行うことが重要です。確度評価に基づいて、優先順位付けを行い、限られたリソースを効率的に活用することができます。

2-4.タスクやアクティビティの管理

確実なフォローアップのための機能を活用していきましょう。

リマインダー設定

• 商談後のフォロー
• 提案書提出期限
• 契約更新時期

活動記録

• 面談記録
• 電話・メール対応履歴
• 資料送付記録

タスクやアクティビティの管理は、営業活動の効率化に不可欠です。リマインダー機能を活用することで、重要なタスクを忘れることなく、顧客への対応を迅速に行うことができます。

2-5.自動化機能の活用

業務効率を高める自動化のポイントを設定しましょう。

コミュニケーション自動化

• フォローアップメールの自動送信
• 定期報告書の自動生成
• スケジュール調整の自動化

データ更新の自動化

• ステータス自動更新
• 重要度の自動判定
• アラート自動通知

ここまで5つのステップを解説してきました。結論、SFAツールの導入は、一朝一夕にできるものではありません。導入前の準備や、導入後の運用が何よりも重要です。こちらで紹介したステップを参考に、自社の状況に合わせてSFAツールを導入し、活用することで、営業活動の質を向上させ、売上目標達成に繋げることができます。

また、SFAツールは、導入後の定期的な見直しや改善も必要です。自社の成長に合わせて、SFAツールの機能を拡張していくことも検討してください。

成功事例から学ぶ

ビジネス環境の複雑化と市場競争の激化に伴い、企業の業務プロセス最適化は不可欠となっています。多くの組織がExcelによるデータ管理から脱却し、SFAによる営業活動の可視化、タスク管理ツールによるプロジェクト進捗の効率化を図ることで、顕著な成果を上げています。

これらのツールを戦略的に組み合わせることで、データに基づいた意思決定が可能となり、顧客対応の質向上、業務プロセスの標準化、そして組織全体のコミュニケーション強化に成功した企業が増加しています。

こちらでは、業種別・規模別の具体的な成功事例を通じて、各企業がどのようにツールを活用し、どのような効果を生み出したのかを詳しく解説していきます。

業種別の成功事例

製造業での活用事例

製造業では複雑なサプライチェーンと長期的な顧客関係の管理が重要です。大手精密機器メーカーでは、Excelで管理していた部品在庫と顧客データをSFA（Salesforce）と連携させることで、受注から納品までのリードタイム短縮した事例があります。

成功のポイント: 生産計画とセールスパイプラインを一元管理することで、営業担当者が顧客へ正確な納期を即答できるようになり、信頼性が向上しました。

リソース情報: Salesforceの製造業向けソリューション「Manufacturing Cloud」では、需要予測と在庫管理の連携により、生産計画の最適化が可能になっています。

サービス業での活用例

全国展開する人材派遣会社B社では、タスク管理ツール（Asana）とSFAを連携させることで、候補者情報と企業ニーズのマッチング精度を向上させました。営業担当者の提案精度が向上し、マッチング成功率を向上させた事例があります。

成功のポイント: クライアント要件の微妙なニュアンスまでSFAで記録・共有し、適切な人材を迅速に提案できる体制を構築しました。

リソース情報: Asanaの「Workflow Builder」機能を活用することで、人材マッチングプロセスを自動化し、複数の承認ステップを効率化できます。

規模別の成功事例

具体的な改善例

これらの成功事例から明らかなように、ExcelからSFAやタスク管理ツールへの移行は、単なるツール変更以上の価値をもたらします。重要なのは、自社の業務プロセスや課題を深く理解した上で、適切なツールを選択し、効果的な連携方法を設計することです。

成功企業に共通するのは、テクノロジー導入を目的化せず、「顧客価値の向上」や「社員の働きやすさ改善」という本質的な目標に向けたツール活用を実践している点です。自社の状況に最適なツール選定と、段階的な導入プロセスの設計が、成功への近道となるでしょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか？商談管理の成功は、自社の状況に合った適切な方法を選択し、継続的に運用することにかかっています。以下のポイントを意識しながら、最適な管理方法を見つけていきましょう。

組織の規模やITリテラシーに応じたツール選択
段階的な導入と定着化
データを活用した継続的な改善
チーム全体での情報共有と活用

特に、エクセルやスプレッドシートでの商談管理は、導入のハードルが低く、必要十分な機能を備えているため、多くの企業で実用的かつ効果的な選択肢となっています。必要に応じてSFAとの併用を検討し、より効率的な営業活動を実現していきましょう。