営業能力開発

【ケース別例文】営業で断られたときの返信術｜チャンスに変える文面・マナー・AI活用法を解説

by 佃里美

営業活動では、提案や見積もりに対して「今回は見送ります」と断られる場面は避けて通れません。多くの担当者は落胆して終わらせがちですが、実はこの瞬間こそが信頼を深め、次の取引機会をつくる大きなチャンスです。返信の仕方ひとつで印象は大きく変わり、案件の復活や将来の受注につながるケースも少なくありません。

ここでは、営業で断られたときに送るべき返信メールの考え方を、心理的・ビジネス的観点から整理し、ケース別の例文やNG対応、さらにAIを活用した効率的な文面作成方法まで詳しく解説します。

営業で断られたときに返信すべき理由

営業でお断りの返事をもらったとき、多くの営業担当者は「もうチャンスはない」と感じて返信を控えがちです。

しかし実際には、この一通の返信こそが信頼関係を深め、次の機会を呼び込む重要なターニングポイントになります。

  • 信頼関係を強化できる
  • 次のチャンスにつなげられる
  • 成果が数字で裏付けられる

信頼関係を強化できる

営業は単なる取引の積み重ねではなく、信頼関係の上に成り立ちます。断られた後に誠実な返信をすることで、相手は「この人は最後まで丁寧だ」と感じ、将来の再接点につながります。

相手の心理返信ありの場合返信なしの場合
安心感誠実さを感じ、また相談したいと思う一方的に感じ、距離が生まれる
信頼感判断を尊重する姿勢から信頼が強化自分本位と受け止められ不信感へ
記憶に残る度合いプラスの印象が残るマイナスもしくは印象ゼロ

返信は「その場限り」ではなく、未来の信頼残高を積み上げる行為です。相手の決断を尊重する短い一文が、次のチャンスを呼び込む土台になります。

次のチャンスにつなげられる

断られた時点で取引は終わったように見えますが、実際は新しいニーズが発生する瞬間までの“待機時間”にすぎません。返信を通じて関係を残しておけば、潜在的ニーズが顕在化した際に最初に声がかかる可能性が高まります。

状況返信あり返信なし
ニーズ再発時「丁寧に対応してくれた人へ相談しよう」と思い出される存在を忘れられ、他社に依頼が流れる
再提案の機会前向きなやりとりの延長で自然に訪れる改めて接点を作るのに大きな労力が必要

返信は「営業活動の終了」ではなく「次の機会への布石」と捉えるべきです。短いメール一通で、未来の案件化率を大きく左右できます。

成果が数字で裏付けられる

断られた案件も軽視せず、「再検討の可能性」のある案件として丁寧に返信を続けることは、実際に成果につながる営業行動です。データで明らかな通り、断り後の対応は“放置”とは全く異なる結果を生みます。

指標・状況数値・傾向
「見送り失注」案件の再検討率（2年以内）約70％
フォローアップ体制の効果メール＋電話の併用で顧客化率向上

参照：「営業で断られたときの“その後”が商談を左右する？リクルートが実践するフォローの工夫」ログミーBiz

断られた後に返信やフォローを継続することで、新たな取引チャンスを獲得できる明確な根拠があります。とくに「メールと電話の併用」というシンプルな行動でも、成果に直結します。

NGな返信例とその理由

営業で断られた後の返信は、内容次第で信頼を深めるチャンスにも、逆に関係を断ち切るきっかけにもなります。

特に感情的な反論や長すぎる言い訳、強引な売り込みは、相手に不快感を与え、再接点の可能性を失わせてしまいます。

  • 感情的な反論
  • 長すぎる言い訳
  • 無理な売り込み

感情的な反論

営業で断られた際に最も避けるべきは「感情的な反論」です。

「それは間違っています」「他社より優れているのに」といった言葉を返すと、相手は防御的になり、信頼関係は一気に崩れます。営業は信頼が基盤であり、相手の判断を尊重しない姿勢は将来のチャンスを閉ざす行為に等しいのです。

また、「なんでいらないんですか？」「理由はなんですか？」と詰め寄るような聞き方も危険です。確かに失注理由の把握は重要ですが、タイミングや聞き方を誤ると責め立てと受け取られ、相手から敬遠されるリスクが高まります。

重要なのは、断られても感謝を伝え、冷静に対応することです。

それにより相手は「この人ならまた相談できる」と感じ、次の機会につながる可能性が残ります。感情を抑えた一通の返信が、未来の成果を左右すると心得るべきでしょう。

長すぎる言い訳

営業で断られた際にありがちなのが、長い言い訳を並べる返信です。

「今回は準備不足でしたが…」「本来ならもっと良い提案ができたのに…」といった言葉は、相手にとって不要な情報であり、読む負担になるだけです。

営業メールは簡潔さが命。必要以上の説明は逆効果で、かえって「顧客視点が欠けている」「自分本位だ」という印象を与えてしまいます。

また、弁解を重ねると「結局こちらには最適な提案をしていなかったのか」と誤解されるリスクもあります。重要なのは、言い訳をせず相手の判断を尊重し、感謝の一言を伝えることです。短く誠実な返信の方が好印象を残し、将来の再提案や受注につながる可能性を高めます。

無理な売り込み

断られた直後に「今なら特別価格で…」などと強引に売り込むのは逆効果です。

相手は「押し付けられている」と感じ、信頼関係は一気に崩れてしまいます。仮に短期的に契約が取れたとしても、値引きに応じた消極的な動機での契約にすぎず、長期的な取引やパートナーシップにはつながりません。

また、顧客は「自分で選んだ」と思えると満足度が高まりますが、「無理に迫られた」と感じれば後悔や不信感につながります。特にBtoBでは「強引に営業された」という印象が社内に共有され、今後の商談機会を失うリスクもあります。

大切なのは断られた瞬間を無理に覆すことではなく、誠実に判断を尊重し「次の接点を残す一文」を添えることです。その姿勢こそが、未来の商談へつながる信頼を築きます。

断られ方別・返信の心理ポイントと例文

営業での「断られ方」にはいくつかのパターンがあり、それぞれに適した返信の仕方があります。同じ断りでも新規提案、見積もり、商談、値引き、キャンセルでは相手の心理状態が異なるため、状況に合った言葉を選ぶことが次のチャンスにつながります。

ケースポイント良い例悪い例
新規提案を断られた場合感謝を伝える、相手の判断を尊重、再提案の余地を残す「この度はご提案をご検討いただきありがとうございました。状況が変わった際にはぜひ再度ご相談ください。」「今回は断られましたが、次回はもっと納得いただける提案をします。」
見積もりを断られた場合感謝を伝える、条件面を尊重、別プランの可能性を示す「お見積もりをご検討いただき誠にありがとうございました。条件が合う場合は、ぜひ再度ご相談ください。」「今回は条件が合わず残念ですが、次回はもっと柔軟に対応いたします。」
商談を断られた場合感謝を伝える、理由を問い詰めない、再面談の余地を残す「先日はお時間をいただきありがとうございました。状況が変わった際には再度ご相談ください。」「今回の商談では十分に説明できなかった部分があります。次回は改善します。」
値引きを断られた場合感謝を伝える、相手の判断を尊重、価格以外の価値を示す「ご検討いただきありがとうございました。価格以外のサービス面でもご満足いただけるよう、今後ともご相談ください。」「値引きが難しいのは残念ですが、次回は必ず価格面も改善します。」
注文キャンセルされた場合感謝を伝える、感情的反応を避ける、再提案の余地を示す「この度はご注文ありがとうございました。状況が落ち着いた際には改めてご相談ください。」「キャンセルは残念ですが、次回はぜひご利用ください。」

新規提案を断られた場合

新規提案が断られたとき、営業担当者はつい落胆しがちですが、ここでの返信次第で関係性を維持し、将来的なチャンスにつなげることが可能です。相手の判断を尊重しつつ、誠実な対応を心掛けることが重要です。

件名：ご提案に関する御礼

〇〇株式会社 〇〇様

平素より大変お世話になっております。 このたびは弊社のご提案をご検討いただき、誠にありがとうございました。 今回はご期待に沿うことができず残念ではございますが、貴重なお時間を割いてご検討いただきましたことに心より感謝申し上げます。

今後、貴社の課題解決や業務改善に少しでもお役立てできる機会がございましたら、ぜひ改めてご相談いただければ幸いです。 引き続きよろしくお願い申し上げます。

株式会社〇〇 営業部　△△

新規提案を断られた場合のメール作成ポイント

ポイント解説
感謝を伝える検討に時間を割いてくれたことへの御礼を必ず冒頭で示す。
判断を尊重する「残念です」と受け止めを示しつつ、反論や言い訳は避ける。
将来の接点を残す「必要な際はぜひご相談ください」など、未来への一文を添える。

相手が読むうえで負担を感じないよう、文章は簡潔さを意識しましょう。特に断られた場面では、余計な説明や長文は逆効果になります。短く誠実にまとめることで、相手の印象に好意的に残り、次の商談や再提案につながる可能性が高まります。

良い例と悪い例

区分メール文例
良い例「この度はご検討いただき誠にありがとうございました。また今後課題が生じた際には、ぜひご相談いただければ幸いです。」
悪い例「今回は準備不足で本来の良さを十分にお伝えできませんでした。次回はもっとしっかり提案いたしますので、再度ご検討ください。」

良い例は感謝と将来の接点を簡潔に伝えており、相手の判断を尊重しているのが特徴です。悪い例は一見誠実に見えるものの、言い訳や自己弁護が多く、相手にとって不要な情報を読ませてしまいます。結果的に印象を悪くし、次の機会を遠ざけるリスクがあります。

見積もりを断られた場合

見積もりが断られたとき、多くの営業はやり取りがそこで終わってしまいます。しかし、返信の仕方次第で「改善の余地を探る」きっかけとなり、将来の再提案につながる可能性を残せます。

件名：お見積りに関する御礼

〇〇株式会社 〇〇様

お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。 この度はお忙しい中、お見積りをご検討いただき誠にありがとうございました。

ご期待に沿えず残念ではございますが、いただいたご意見を参考に、よりご要望に沿った提案ができるよう改善してまいります。もし条件面や内容の見直しの余地がございましたら、改めてご提案させていただくことも可能ですので、ぜひお知らせください。

今後とも〇〇様にとって有益な情報をお届けできるよう努めてまいります。引き続きどうぞよろしくお願いいたします。

見積もりを断られた場合のメール作成ポイント

ポイント解説
感謝を伝える見積もり検討に時間を割いてくれたことへのお礼を冒頭で示す。
条件面を尊重する断られた理由を前提に、無理な反論や長い説明は避ける。
別プランの可能性を示す「別の条件やプランで再度ご提案できれば」と未来への接点を残す。

見積もりを断られた場合は、まず検討への感謝を伝えることが大切です。その上で「条件見直しがあれば再提案可能」とさりげなく伝えると、関係を保ちながら次のチャンスにつなげられます。

良い例と悪い例

区分メール文例
良い例「この度はお見積もりをご検討いただき誠にありがとうございました。条件が合う場合は、ぜひ再度ご相談いただければ幸いです。」
悪い例「今回は条件が合わず残念ですが、次回はもっと柔軟に対応いたしますので、ぜひ再度検討してください。」

良い例は感謝と未来への接点が簡潔にまとまっています。悪い例は条件への言い訳や自己弁護が目立ち、相手に不要な負担を与えるリスクがあります。

商談を断られた場合

商談を断られた瞬間は残念に感じるものですが、ここでの対応こそが次の成果を左右します。丁寧な返信を送ることで関係を途切れさせず、再び対話のきっかけをつくることが可能です。

件名：先日の商談に関する御礼

〇〇株式会社 〇〇様

お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。 この度はお忙しい中、商談のお時間をいただき、誠にありがとうございました。

ご期待に沿えなかった点は残念ではございますが、貴重なご意見を頂戴できたことに感謝申し上げます。今後、〇〇様の状況により適したご提案をお届けできるよう努めてまいります。

またご関心をお持ちいただけるタイミングがございましたら、ぜひ改めてお声がけいただければ幸いです。今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。

商談を断られた場合のメール作成ポイント

ポイント解説
感謝を伝える商談の時間を割いてくれたことに対して必ず御礼を述べる。
理由を問い詰めない断られた理由をしつこく聞くと印象が悪化する。
再面談の余地を残す「状況が変わった際に再度ご相談いただければ」と未来の接点を残す。

商談を断られた場合は、まず時間を割いてもらったことへの感謝を伝えることが大切です。その上で改善の姿勢を示し、「必要なときは声をかけてほしい」と自然に再接点を残すことで、信頼を維持し次の機会につなげられます。

良い例と悪い例

区分メール文例
良い例「先日はお時間をいただき誠にありがとうございました。状況が変わった際には、ぜひ再度ご相談いただければ幸いです。」
悪い例「今回の商談では十分に説明できなかった部分があります。次回はもっと納得いただける内容で提案いたします。」

良い例はシンプルに感謝と将来への余地を残す文章です。悪い例は言い訳が含まれ、相手に不要な情報を押し付けてしまう可能性があります。

値引きを断られた場合

値引き依頼を断られた場面では、相手の期待に応えられなかったと感じやすいものです。しかし、価格以外の価値をどう伝えるかによって、むしろ信頼を高め次の取引につなげるチャンスに変えられます。

件名：先日のご相談に関する御礼

〇〇株式会社 〇〇様

いつも大変お世話になっております。〇〇株式会社の△△です。

この度はお見積もりに関するご相談をいただき、誠にありがとうございました。ご要望に沿えず心苦しく存じますが、弊社としては品質やサポート体制を維持するために必要な価格設定となっております。

ただし、今後の導入規模やサポート内容に応じた柔軟なご提案は可能です。もし別の観点でご要望がございましたら、ぜひお聞かせください。

引き続き〇〇様のご期待に沿えるよう尽力してまいりますので、今後ともよろしくお願い申し上げます。

値引きを断られた場合のメール作成ポイント

ポイント解説
感謝を伝える交渉に時間を割いてくれたことへのお礼を示す。
相手の判断を尊重値引き拒否に対して反論や不満は避ける。
価格以外の価値を示す「他のサービス面でご満足いただける点もあります」と未来の接点を示す。

値引きを断られた場合は、まず相談してくれたことに感謝を伝え、価格以外の価値やサポート面を示して納得感を高めましょう。次の提案の余地を残すことで、将来の商談につなげられます。

良い例と悪い例

区分メール文例
良い例「ご検討いただき誠にありがとうございました。価格以外のサービス面でもご満足いただけるよう、今後ともご相談いただければ幸いです。」
悪い例「値引きが難しいのは残念ですが、次回は必ず価格面も改善しますので再度ご検討ください。」

良い例は価格以外の価値も提示しつつ、感謝を簡潔に伝えています。悪い例は言い訳や約束が目立ち、相手の印象を損ねる可能性があります。

注文キャンセルされた場合

注文キャンセルされた場合は、感情的な反応を避け、冷静かつ丁寧に対応することが重要です。再発防止策や代替提案を示すことで、信頼を維持しつつ、次の受注チャンスにつなげることができます。

〇〇株式会社 〇〇様

いつもお世話になっております。〇〇（自社名）の〇〇です。

このたびはご注文のキャンセルにつきまして、承知いたしました。ご連絡いただきありがとうございます。今回の件を受け、今後の改善に役立てるよう社内で対応を検討いたします。

また、ご希望や状況に応じて別プランや代替案をご提案できればと考えておりますので、もしご関心がございましたらお気軽にご相談ください。今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。

注文キャンセルされた場合のメール作成ポイント

ポイント解説
感謝を伝える注文の検討や以前の取引への感謝を述べる。
感情的反応を避けるキャンセルに対して不満や責める表現は避ける。
再提案の余地を示す「状況が落ち着いた際に改めてご相談いただければ」と未来の接点を残す。

注文キャンセルへの返信では、相手の意思を尊重し冷静に対応することが重要です。理由の追及や反論は避け、承知と感謝を伝えたうえで、将来的な再提案の可能性をさりげなく示す文章にしましょう。

良い例と悪い例

区分メール文例
良い例「この度はご注文いただきありがとうございました。状況が落ち着いた際には、ぜひ改めてご相談いただければ幸いです。」
悪い例「キャンセルは残念ですが、次回はぜひご利用ください。」

良い例は感謝と再接点をさりげなく示す文章です。悪い例は一言だけで、相手への配慮が感じられず、印象が薄くなります。

返信後の関係構築アクション

営業で一度断られたとしても、関係を完全に途絶えさせる必要はありません。むしろ大切なのは、相手に負担をかけず自然に接点を維持し、次のチャンスにつなげることです。

  • 定期的な情報提供
  • SNSや展示会
  • 季節の挨拶メール

定期的な情報提供

ニュースレターや業界動向の共有は、顧客にとって有益な情報源として認識されるきっかけになります。単なる宣伝ではなく「相手に役立つ価値提供」を意識することで、信頼関係を徐々に強化できます。

SNSや展示会

LinkedInやX（旧Twitter）などのSNSでの軽いやり取りや、展示会・セミナーでの再会は、営業色を強く出さずに親近感を築ける方法です。こうした接点は、次の商談のタイミングで自然に再接触する足がかりになります。

季節の挨拶メール

年始や夏季の挨拶など、短くても誠意のこもったメールは顧客の記憶に残ります。形式的な文面にこだわる必要はなく、気軽なメッセージこそが長期的な関係維持に効果的です。

小さな接点を重ねることで、断られた後も関係を途切れさせず、次のビジネスチャンスへと確実につなげることができます。

AI・ChatGPTを使って返信メール作成を効率化する方法

営業で断られた後の返信メール作成は、内容を工夫する必要があり手間がかかります。そこでAIやChatGPTを活用すれば、短時間で複数の文案を作成でき、語調や表現も最適化可能です。

  • 営業返信にAIを活用するメリット
  • ChatGPTに依頼するときのプロンプト例
  • AIを活用するときの注意点

営業返信にAIを活用するメリット

営業で断られた後の返信メール作成は、迅速かつ的確な表現が求められるため負担になりがちです。

AIを活用するメリット

  • 下書きを短時間で生成でき、作業時間を大幅に短縮可能
  • 語調や表現の幅を広げられ、自社のトーンに沿った文面の提案が可能
  • 複数の返信案を同時に作成でき、相手に最適な文章を送ることが可能

これにより、単なる作業効率化だけでなく、営業成果の向上にも直結するのが大きなメリットです。

ChatGPTに依頼するときのプロンプト例

AIを活用して営業返信メールを作成するときは、具体的かつ明確な指示を与えることが重要です。プロンプトの内容次第で生成される文章の質が大きく変わるため、目的や条件を丁寧に設定しましょう。

断られた理由が明確な場合のプロンプト例

断られた理由がはっきりしている場合は、その内容を踏まえたうえで返信文を作成することが重要です。ChatGPTなどに依頼するときも、具体的な断り理由を提示し、感謝や尊重の姿勢を前提にしたうえで将来の可能性を残すよう指示すると、実務で使える精度の高いメールが得られます。

入出力例

コピペ用文章 「〇〇（具体的な断られ方）への返信メール文を作成してください。条件は、感謝を伝え、相手の判断を尊重しつつ、将来の取引可能性を残す内容にしてください。文章はビジネス文書として自然で、簡潔にまとめてください。」

これにより、断りを受けても感情的にならずに建設的な関係維持を図ることができます。具体的な理由を踏まえて感謝と尊重を示すことで、「また機会があれば」と思ってもらえる関係を維持でき、将来のビジネスチャンスにつながります。

失注理由が不明な場合のプロンプト例

相手から明確な理由が伝えられていないケースでは、感謝を示しつつ、さりげなく背景を伺う姿勢が大切です。プロンプトでも「失注理由を柔らかく尋ねる」という条件を加えることで、相手の負担を減らしながら今後の改善や再提案につなげやすい返信文を生成できます。

入出力例

コピペ用文章 「お断りメールへの返信文を作成してください。条件は、感謝を述べ、失注理由をさりげなく質問し、将来の再提案の可能性を残す内容にしてください。文章は丁寧で簡潔にまとめ、相手に負担を与えない表現にしてください。」

これにより、失注の理由が分からない場合でも、相手に不快感を与えずに貴重な情報を収集できます。「なぜダメだったのか」を柔らかく聞くことで、自分の営業スキルの改善点が見えてきて、次回の提案精度を高められます。

AIを活用するときの注意点

営業返信メールの作成にAIを使うことで効率化は進みますが、生成結果をそのまま利用するのは危険です。個人情報の取り扱いや表現の適切さ、自社ルールとの整合性など、人間による確認と調整を必ず行うことが、信頼を損なわないための前提条件となります。

個人情報や企業名などは入力前に匿名化

AIに依頼する際、顧客名や企業名などの固有情報をそのまま入力すると、情報漏洩のリスクにつながります。そのため、実際の名称は「A社」「B様」などの仮名に置き換えて利用するのが安全です。

こうした匿名化を徹底することで、安心してAIを活用でき、情報セキュリティの観点からも信頼性を確保できます。

生成結果は必ず自分で推敲・調整

AIが生成する文章は便利ですが、そのままでは自社の文体や相手との関係性に合わない場合があります。文意のズレや表現の硬さが残ることもあるため、必ず自分の目で確認し、言い回しを調整することが大切です。

推敲を経ることで、AIのスピードと人間ならではの細やかさを両立したメールが完成します。

トーンや言い回しが自社ルールに沿っているか確認

どれだけ便利にAIを活用できても、自社のブランドイメージやコミュニケーションルールに合わない表現では逆効果になります。

例えば、フランクすぎる言葉遣いや過度に堅苦しい文章は、相手に違和感を与えかねません。

生成された文面が自社のトーンに沿っているかを確認し、必要に応じて修正することで、信頼を損なわず一貫性のある対応が可能になります。

断られた経験を営業戦略に活かす方法

営業で断られることは避けられませんが、その経験を戦略に取り入れることで次の成果につなげられます。

まず重要なのは失注理由の傾向分析です。価格や競合比較、タイミングの不一致などを整理すれば、提案内容や営業プロセスの改善点が明確になります。

次に、顧客をセグメントごとに分類し、それぞれに合わせた改善施策を実施します。価格を重視する層にはコスト優位性を示し、慎重な層には事例を提示するなど、グループごとに最適化されたアプローチを行うことで、受注率を高められます。

また、断られた直後に再提案するのではなく、数カ月後や新しいサービスの提供時など、成功率の高いタイミングを見極めることが大切です。適切な間隔を置くことで押し売り感を避けつつ、自然な形で再接点を築けます。失注は終わりではなく、戦略的な改善と再提案のきっかけとなるのです。

以下記事では営業のテクニックについて徹底解説していますのでぜひご覧ください。

営業成績が劇的に変わる！明日から使える心理学テクニック14選

まとめ

営業で断られる場面は、誰にとっても避けたいものですが、実はそこからの対応次第で大きなチャンスに変えられます。

感情的な反論や不必要な言い訳、強引な売り込みといったNG行動を避け、感謝と相手への敬意を忘れずに返信することで、信頼関係を深め、将来の受注につなげる可能性が広がります。さらに、断られた理由の分析や顧客セグメント別の改善施策、適切なタイミングでの再提案を組み合わせれば、営業組織全体の成果を底上げできます。

営業活動において「断られた経験」は終わりではなく、改善と成長のための大切なデータです。ぜひ今回紹介したポイントを実践し、貴社の営業成果に結びつけてみてください。

弊社では、営業代行から組織改善、AI活用による営業効率化まで幅広くサポートしています。

営業活動を次のステージへ進めたいとお考えの方は、ぜひ 弊社Sales and Innovation Japan公式サイト をご覧ください。貴社の営業を成功へ導く具体的なヒントをご提供いたします。